La Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN) ha emitido una instrucción, de 12 de febrero de 2015, muy demandada por asesores y empresarios, que ofrece unos criterios procedimentales únicos y uniformes para la legalización de libros que por ley están obligados a presentar todas las clases de empresarios.
La instrucción busca incrementar la seguridad jurídica, así como redundar en una mayor claridad, no sólo para los funcionarios competentes encargados de dicha legalización, sino también para todos los operadores jurídicos que se relacionan con la materia.
Además, la Instrucción de 31 de diciembre de 1999, estableció el formato y los requisitos que deben cumplir los soportes que contengan los ficheros relativos a los libros que se presentan para su legalización en el Registro Mercantil.
Sin embargo, se hacía necesario un nuevo formato que empaquete los archivos que conforman la legalización en un archivo comprimido, aportando simplicidad, ahorro de tamaño y disminución del tiempo de proceso en la tramitación telemática, el cual se establece en la presente Instrucción. Este formato se incluye en la instrucción actual de la DGRN.
No se legalizarán para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, libros encuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no encuadernados, también en blanco, y formados por hojas móviles. Tampoco será posible legalizar libros en papel o electrónicos de cualquier tipo no presentados telemáticamente.
Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros.
En cualquier momento del ejercicio social se podrán legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de otra naturaleza, y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se incluyan de forma obligatoria estas actas.
Además, podrán ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.
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