6.- Gastos que se pueden pagar con la tarjeta de empresa

Tratándose este caso de un tema, desgraciadamente de actualidad, el uso responsable y correcto de las tarjetas de empresa por parte de administradores y directivos es en muchos casos recomendable para la gestión siempre que se cumplan determinados requisitos que repasamos a continuación.

Gastos de representación de la empresa

Estos gastos, normalmente viajes, estancias, comidas de empresa o con clientes, así como regalos a proveedores y clientes, tendrán que justificarse con facturas o recibos entregados a la empresa por el titular de la tarjeta.

No obstante, la Ley del Impuesto sobre Sociedades no habla de gastos de representación sino de gastos fiscalmente deducibles y únicamente tendrán tal consideración aquellos gastos que correspondan a operaciones reales, estén relacionados con la obtención de ingresos, debidamente contabilizados, hayan sido imputados temporalmente con arreglo a devengo y estén documentalmente justificados.

Aun cumpliéndose estas premisas fundamentales el art. 15 de la LIS establece que existen determinadas partidas que en ningún caso tendrán la consideración de fiscalmente deducibles, entre ellas, los donativos y liberalidades. No tendrán la consideración de liberalidades y por ende serán fiscalmente deducibles, los gastos destinados a relaciones públicas con clientes o proveedores, los que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa, los realizados para promocionar directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación de servicios, y los correlacionados con los ingresos. Por su parte, el art. 15 LIS citado, determina que los gastos por atenciones a clientes o proveedores serán deducibles con el límite del 1 por 100 del importe neto de la cifra de negocios del periodo impositivo.

Por su parte el art. 11.3 LIS establece que para que los gastos sean considerados fiscalmente deducibles, deben ser obligatoriamente imputados contablemente en la cuenta de pérdidas y ganancias.

Gastos personales del directivo

Estos pagos correrán a cargo del titular que se beneficie de la tarjeta de la empresa y puede ésta liquidarlos mediante descuentos en las nóminas o dietas correspondientes, o bien considerarlos retribuciones en especie, con la consiguiente declaración en el IRPF de los beneficiarios y la oportuna retención por parte de la empresa.

Sugerencias para la gestión de las tarjetas de empresa

La empresa deberá definir con claridad los criterios para utilizar las tarjetas, los gastos que se pueden realizar con ella y las personas que pueden utilizarlas.

En caso que se permita realizar gastos personales, es igualmente importante informar a los titulares de la forma en que se descontarán los pagos de las correspondientes retribuciones, dietas o nóminas, así como del tratamiento fiscal que los titulares deberán tener presente en su declaración del IRPF.

Dado que la Ley del Impuesto sobre Sociedades vigente para los ejercicios iniciados a partir de 1 de enero de 2015, fija un límite para los gastos totales de representación empresarial en el 1 por 100 del importe neto de la cifra de negocios, habrá que repartir el volumen del gasto posible entre todos los titulares, implicando ello que cada tarjeta tendrá un límite de gasto que deberá conocer cada titular y el departamento financiero tendrá que controlar que este límite no resulte excedido.

En cuanto a la contabilidad y control de pagos habrá que definir a la persona responsable encargada de llevar el registro de las tarjetas y comprobar el flujo de las operaciones.

La persona responsable deberá recabar siempre el comprobante correspondiente que reúna los requisitos fiscales y contables, la factura normalmente, aunque a veces pueda resultar suficiente factura simplificada o recibo.

Se contabilizarán en diferentes cuentas según la naturaleza del gasto y su tratamiento fiscal. Se comprobará que todos los gastos contabilizados en cuenta tengan ya los comprobantes respectivos y de no ser así, recabarlos a la persona correspondiente.