3.- Obligación de legalizar telemáticamente los libros oficiales

El pasado 16 de febrero se publicó en el BOE la Instrucción de la Dirección General de Registros y del Notariado de 12 de febrero de 2015 que aclara y unifica criterios para la legalización de los libros que los empresarios deben llevar obligatoriamente.

Es importante constatar lo siguiente:

a) El nuevo sistema de legalización en formato electrónico es de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de los ejercicios abiertos a partir de 29 de septiembre de 2013, en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.

Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos, actas y negocios jurídicos de ejercicios abiertos antes del 29 de septiembre de 2013. Finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros. Si en los libros se hubieran transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio, asientos contables, contratos, actas o negocios jurídicos sobre participaciones o acciones de un ejercicio posterior al 29 de septiembre de 2013, se trasladarán dichas transcripciones al libro correspondiente, que deberá enviarse telemáticamente.

b) La presentación de los libros en el Registro Mercantil será por vía telemática, tras su cumplimentación y dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. Por lo que respecta a los libros registro de socios y de acciones nominativas, se legalizará un libro tras la constitución de la sociedad, que recoja la titularidad de los fundadores. Tras este libro inicial, sólo será obligatoria la legalización de uno nuevo en los cuatro meses siguientes a la finalización del ejercicio en que se haya producido cualquier alteración en la titularidad de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravamen sobre ellas.

c) Podrá legalizarse el libro de actas de un ejercicio determinado sin que lo estén los anteriores. Igualmente podrán legalizarse libros registros de acciones nominativas y de socios, aunque no hubiera sido legalizado el libro inicial.

d) Las sociedades que no hubieran legalizado su libro de actas, de registro de socios o de acciones nominativas o de contratos de socio único con la sociedad, bien con arreglo a la legislación anterior o a la nueva, podrán incluir en los primeros libros presentados telemáticamente todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre.

e) En relación a los ejercicios iniciados con posterioridad al 29 de septiembre de 2013 y cerrados hasta el 31 de diciembre de 2014, cuando por causa justa no sea posible la presentación en formato electrónico, se permitirá la presentación de los libros en formato papel formados por hojas encuadernadas.